Qualiopi, documents, signatures, stagiaires, facturation, OPCO. Tout ce qui traînait entre Excel, Gmail et trois logiciels différents revient au même endroit. Pensé pour les indépendants et les petits OF.
Cliquez sur un module pour voir l'écran correspondant.
Les 32 indicateurs du RNQ sont câblés dans l'outil dès le départ. Rien à activer, rien à configurer. Chaque action que vous faites alimente vos preuves au fil de l'eau.
Créer un programme, envoyer une convention, recueillir un émargement : chaque geste alimente les preuves. Vous voyez où vous en êtes d'un coup d'oeil.
Lancez-le avant le jour J. Il scanne vos dossiers, repère les preuves manquantes et vous donne un score avec les points à corriger en priorité.
L'outil contrôle que vos objectifs, contenus et évaluations sont alignés. C'est la première chose que l'auditeur regarde (indicateur 5, source fréquente de non-conformité majeure).
Classez vos sources de veille légale, pédagogique et techno. Planifiez des actions, partagez-les avec votre équipe.
Envoi à chaud (J+1) et à froid (J+90). Relances à J+3 et J+7 si le stagiaire n'a pas répondu. Rien à déclencher de votre côté.
Enregistrez une réclamation, suivez son traitement, reliez-la à une action corrective. L'auditeur voit toute la trace.
Du programme à l'attestation, tout tient dans un seul outil. Fini le jonglage entre Excel, la boîte mail et trois logiciels différents.
Objectifs, prérequis, modules, durées. Chaque modification est tracée automatiquement (ce que demande l'indicateur 32).
Calendrier visuel avec vues mois, semaine, jour. Gérez les créneaux, les lieux et les formateurs au même endroit.
Un pipeline d'inscription complet, du premier contact à la clôture du dossier. Chaque étape est visible et traçable.
Vos stagiaires signent depuis leur téléphone. Plus de feuilles à scanner puis à archiver dans un coin.
Chaque apprenant retrouve ses documents, évaluations et émargements dans un espace accessible par lien sécurisé, sans mot de passe.
Gérez vos référentiels, vos jurys d'examen et vos parcours VAE depuis le même outil.
Convention, convocation, attestation, certificat de réalisation. Tous pré-remplis avec vos données. Un clic, un PDF, c'est envoyé.
Le contrat entre votre organisme et l'entreprise cliente. Mentions obligatoires de l'article D6353-1 incluses d'office.
Envoyée automatiquement 7 jours avant la session. Le stagiaire reçoit les infos pratiques (lieu, horaires, accès).
Générée pour chaque session avec la liste des stagiaires, les créneaux et les signatures électroniques.
Remise à chaque stagiaire avec les objectifs atteints, les acquis évalués et la durée effectuée.
Le document que les financeurs (OPCO, France Travail) demandent pour déclencher le paiement.
Livret d'accueil, règlement intérieur, devis, facture, avoir, contrat de sous-traitance. Tous personnalisables.
Faites signer vos conventions en ligne. Protégez vos supports pédagogiques avec filigrane et mention de droits d'auteur.
Vos clients et stagiaires signent depuis un téléphone ou un ordinateur. Multi-signataire, piste d'audit complète.
Chaque document généré porte le nom de votre organisme en filigrane. Configurable dans vos paramètres.
Un pied de page copyright est ajouté automatiquement à chaque document. Vos contenus restent les vôtres.
7 jours avant chaque session, les convocations partent toutes seules aux stagiaires inscrits.
Devis, factures, suivi des paiements, gestion OPCO : tout votre cycle commercial vit au même endroit que vos formations.
Créez un devis en quelques clics, convertissez-le en facture, suivez les paiements et les relances.
Annuaire des OPCO, suivi des conventions de financement, montants demandés, accordés et versés.
Convention (entreprise) ou contrat individuel (particulier) avec délai de rétractation de 10 jours et plafond d'acompte à 30 % calculés automatiquement.
Conventions non signées : rappels à J+3, J+7, J+14. Factures impayées : relances à J+7, J+15, J+30.
Votre Bilan Pédagogique et Financier sort en un clic : heures réalisées, ventilation par statut, code NSF, source de financement.
Suivez le cycle de vie de chaque collaborateur, ses qualifications et son développement. Les preuves attendues par le critère 5 du RNQ (compétences des intervenants) sont collectées au fil de l'eau, prêtes pour l'audit.
Fiches uniques pour formateurs internes, externes, équipe administrative et référents. Compétences, missions et fiche de poste rattachées à chaque collaborateur (indicateurs 20, 21).
Quatre statuts qui traduisent la réalité du quotidien : Invité (en attente du premier login), Actif, En congé (maternité, maladie longue, sabbatique) et Désactivé (départ). Vous savez à tout moment qui est mobilisable sur une session.
Diplômes, certifications, dates de validité, documents justificatifs. Les pièces attendues par l'auditeur Qualiopi sont stockées au bon endroit (indicateur 21).
Trace des entretiens de développement des compétences, plan de formation des formateurs, suivi des actions engagées (indicateur 22).
Un collaborateur qui revient retrouve ses qualifications, ses signatures et son historique. Les preuves sont conservées 5 ans (CNIL référentiel GRH).
Qualneo est le premier logiciel de gestion pour OF que vos assistants IA peuvent piloter directement. Vos outils IA préférés accèdent à vos données de formation.
Créer un programme, générer une convention, vérifier la conformité, lancer une enquête : votre assistant IA s'en charge si vous le souhaitez.
Admin, référent pédagogique, formateur, gestionnaire, assistant, référent handicap, référent qualité. Chacun voit ce qui le concerne, rien de plus.
Double authentification (2FA), données isolées entre organismes, journal d'audit sur chaque action.
Serveurs en France, architecture respectueuse de la vie privée. Vos données ne sortent pas du territoire.
Un chat intégré qui consulte tes données Qualneo et la doc Qualiopi en lecture seule. Pas d'envoi d'email, pas de modification silencieuse. Tu poses la question, il te répond avec les chiffres et les sources.
« Quelles sessions partent dans les 30 prochains jours et lesquelles sont sous le seuil de rentabilité ? »
Ce que l'agent fait : appelle list_sessions filtré par date, croise avec les inscriptions, sort la liste triée par marge.
Bénéfice : tu identifies en 5 secondes les sessions à promouvoir ou à annuler avant qu'elles te coûtent.
« Le stagiaire de la session Excel de mars chez Dupuis BTP qui m'a relancé pour son attestation, c'est qui déjà ? »
Ce que l'agent fait : croise list_accounts, list_sessions et list_registrations pour remonter le bon contact et son statut.
Bénéfice : trois clics évités, plus besoin de scroller trois pages de listing.
« Sur le dernier trimestre, combien de devis envoyés, combien acceptés, et lesquels traînent encore en attente ? »
Ce que l'agent fait : consolide list_quotes par statut sur la période, calcule le ratio accepté/envoyé et liste les devis sent depuis plus de 21 jours.
Bénéfice : tu sais exactement qui relancer ce matin, sans ouvrir un tableur.
« Audit de surveillance dans 15 jours. Sur les 32 indicateurs, lesquels ont des preuves manquantes dans Qualneo ? »
Ce que l'agent fait : appelle qualneo_check_completeness, croise avec les sessions et documents générés, sort les lacunes par indicateur.
Bénéfice : tu attaques l'audit avec une liste fermée de trous à boucher, pas une angoisse diffuse.
« Quels stagiaires ont déclaré une situation de handicap cette année, et pour chacun, quelles adaptations ont été mises en place ? »
Ce que l'agent fait : interroge les registrations avec champ handicap renseigné, croise avec les adaptations et la doc indicateur 26.
Bénéfice : preuves prêtes pour l'auditeur, et tu repères les dossiers où l'adaptation n'a pas été documentée.
« Liste-moi les dossiers OPCO ouverts par financeur, avec montants prévus et pièces manquantes. »
Ce que l'agent fait : appelle list_opco_files, agrège par OPCO, signale les attestations et conventions absentes.
Bénéfice : tu pilotes la trésorerie attendue et tu sais quel dossier va bloquer le versement.
« Fais-moi le point de la semaine : CA facturé, sessions tenues, nouveaux contacts, et ce qui mérite mon attention. »
Ce que l'agent fait : consolide factures, sessions, contacts et opportunités sur 7 jours, sort un résumé structuré avec alertes.
Bénéfice : un point hebdo de 30 secondes au lieu d'ouvrir 5 onglets le vendredi soir.
« Comment je crée une convention de formation pour un stagiaire financé par son OPCO ? »
Ce que l'agent fait : appelle search_faq sur la doc Qualneo, te donne les étapes exactes avec les liens vers les bons écrans.
Bénéfice : ton nouveau collègue devient autonome en jour 1, sans te solliciter sur Slack toutes les 10 minutes.
L'assistant fonctionne en lecture seule. Il consulte tes données et la doc, jamais il ne modifie. Disponible avec les plans Équipe et Entreprise.
Créez un compte gratuit, chargez un programme, jugez par vous-même. 2 minutes chrono.
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